Wo ist eigentlich die Zeit geblieben? Diese Frage stellen sich am Ende des Tages viele Unternehmer aber auch Angestellt, wenn sie einen Blick auf ihre noch gut gefüllte ToDo-Liste werfen. Eigentlich sollte doch noch dies und jenes erledigt werden und was hat einen eigentlich so aufgehalten? Nach diesen Feststellungen und den daraus resultierenden Fragen folgt dann die Lösung in Form eines Zeitmanagements. Ähnliche Aufgaben werden gebündelt, Prioritäten vergeben und der Tag straff durchgeplant. Ein paar Tage geht das oftmals gut – dann scheint das ganze schöne System zusammenzubrechen und nichts läuft so, wie es geplant wurde. Warum? Die Antwort auf diese Frage lautet oft ganz einfach: Wir wissen gar nicht, wie viel Zeit wir für etwas benötigen.
Wie das Wort Zeitmanagement schon verrät, haben wir ein bestimmtes Zeitkontingent zur Verfügung (unseren Arbeitstag) und innerhalb dieser Zeit wollen/müssen wir Aufgaben erledigen. Wollen wir die Zeit also bestmöglich managen, müssen wir zuallererst wissen, welche Tätigkeiten wie viel Zeit beanspruchen. Und hier fangen viele, die Probleme mit dem Zeitmanagement erst einmal an zu schätzen. Aufgabe A wird in ungefähr 10 Minuten erledigt, Aufgabe B benötigt 4 Stunden usw. Das Problem dabei: Das Erledigen einer Aufgabe benötigt dann wirklich so lange, wie wir es planen – auch wenn es vielleicht in der Hälfte der Zeit möglich gewesen wäre.
Erst Zeit messen, dann Zeit planen
Der erste Schritt zu einem guten und funktionierendem Zeitmanagement ist die Messung der Zeit, die für die Erledigung von Aufgaben benötigt wird. Wissen wir nicht, wie lange etwas dauert, werden wir nie in der Lage sein, einen Arbeitstag vernünftig zu planen oder beispielsweise auch Kunden verlässliche Aussagen über die Erledigung eines Auftrags geben oder unsere Preise zu berechnen.
Zur Zeiterfassung gibt es inzwischen viele Programme und Apps, die mit unterschiedlichen Funktionen ausgestattet sind und entweder über eine Weboberfläche nutzbar sind, als eigenständiges Programm unter Windows oder Mac eingesetzt werden oder auch als Smartphone-App verwendet werden können. Ein Tool zur Zeiterfassung, allein oder auch im Team nutzbar, ist Toggl. Toggl überzeugt durch ein wirklich einfaches Handling und einen logischen Aufbau. Die Anmeldung erfolgt über die E-Mail Adresse und man kann sofort loslegen.
Toggl im täglichen Einsatz
Die Basis-Version von Toggl ist kostenlos und für Teams von bis zu fünf Personen ohne Einschränkungen nutzbar. Darüber hinaus gibt es verschiedene Preismodelle, die sich nach der Größe des Teams richten und darüber hinaus weitere Features zur Verwaltung anbieten. Über das Dashboard bei Toggl, das übrigens als Web-Anwendung sowie als App für Android und iOS nutzbar ist, kann die Zeiterfassung sofort nach der Anmeldung gestartet werden. Jede Zeitmessung kann mit einem Titel und einem Projekt verknüpft werden und zur besseren Übersicht kann man den Projekten auch verschiedene Farben zuweisen. Und jede Aufgabe kann auch noch mit Tags versehen werden. Darüber hinaus kann man auch Kunden anlegen, wenn die aufgewendete Zeit dafür von Interesse ist. Hier kann man auch gleich eine Markierung setzen, dass es sich dabei um abrechenbare Zeit handelt. Das erleichtert bei den Reports, die erstellt werden können, den Überblick.
Wie schon erwähnt, kann man die Zeiterfassung über Toggl für jede Aufgabe ganz einfach starten. Macht man zwischendurch eine Pause oder klingelt das Telefon, reicht ein Klick, um die Erfassung zu unterbrechen. Mit einem weiteren Klick wird die Zeiterfassung dann weiter geführt. Das macht das Handling im Alltag sehr einfach und sorgt dafür, dass dieses Tool nicht zu einem weiteren Zeitfresser wird. Die erfassten Aufgaben werden dann als Liste unter einem Tag dargestellt und man bekommt auch eine Zusammenfassung der gesamten erfassten Zeit eingeblendet. Genauere Auswertungen können dann über Reports erstellt werden, wo diverse Filtermöglichkeiten bestehen.
Weiß man mit Hilfe von Toggl, wie viel Zeit man für gewisse Aufgaben benötigt, ist es im Anschluss daran auch einfacher, die Zeit effektiv zu managen. Und der Einsatz eines Tools hat dazu noch eine psychologische Wirkung und sorgt dafür, dass wir seltener abschweifen und E-Mails checken oder anderes erledigen, während wir eigentlich etwas ganz anderes voran bringen wollten. Somit trackt Toggl nicht nur die Aufgaben, sondern hilft dabei, sie auch wirklich zu erledigen!