Das Eisenhower Prinzip – Anwendung in Microsoft Outlook

Richtig Prioritäten setzen: Eisenhower trifft Outlook

Der tägliche Kampf mit den Prioritäten

Sie kennen sicher das Problem: Die Inbox von Outlook ist voll mit unbearbeiteten Emails, gerade hat Ihnen Ihr Chef über den Schreibtisch eine wichtig Aufgabe delegiert und jetzt kommt auch noch eine Kollegin mit einer dringenden Bitte an Ihren Schreibtisch. Im selben Moment klingelt Ihr Telefon.
Jetzt ist guter Rat teuer. Was hat Priorität? Welche Aufgaben erledigen Sie in welcher Reihenfolge? Gibt es vielleicht Dinge, um die Sie sich gar nicht kümmern sollten?
Und wie kann Ihnen Microsoft Outlook helfen, mehr Struktur in Ihre Aufgaben zu bekommen?
Mit dem Eisenhower Prinzip stellen wir Ihnen einen sehr einfachen und wirkungsvollen Weg vor, Ihre Aufgaben und Ihr Zeitmanagement besser in den Griff zu bekommen.

Was funktioniert das Prinzip?

Das sogenannte Eisenhower Prinzip kann Ihnen helfen, wieder etwas Ordnung in Ihren Kopf und Ihre Aufgaben zu bekommen.
Dass der frühere amerikanische Präsident das Konzept wirklich erfunden hat, ist wohl ein Mythos. Aber feststeht, dass sich dieses Prinzip zu einem der Klassiker des Zeitmanagements entwickelt hat.
Und so funktioniert es: Stellen Sie sich bei jeder Aufgabe, die Sie erhalten zwei Fragen:

1. Ist diese Aufgabe wichtig oder unwichtig? Eine Anfrage Ihres Chefs wird zum Beispiel häufig den Status wichtig erhalten.
2. Ist diese Aufgaben dringend oder nicht dringend? Es ist an dieser Stelle wichtig zu verstehen, dass eine dringende Aufgabe nur aufgrund ihrer Dringlichkeit noch lange nicht wichtig sein muss.

Sie können Ihre Aufgaben nun insgesamt vier Kategorien zuordnen:

a) wichtig und dringend
b) wichtig aber nicht dringend
c) nicht wichtig aber dringend
d) nicht wichtig und nicht dringend

Wenn Sie Ihre Aufgaben entsprechend zugeordnet haben, gibt Ihnen das Prinzip klare Handlungsempfehlungen:

a) wichtig und dringend: diese Aufgaben sollten Sie selbst möglichst sofort erledigen
b) wichtig aber nicht dringend: setzen Sie sich für diese Aufgaben einen Termin und erledigen Sie sie ebenfalls selbst
c) nicht wichtig aber dringend: prüfen Sie, ob Sie diese Aufgaben delegieren können. Je nach Ihrer Position oder Tätigkeit im Unternehmen können Sie beispielsweise einen kompetenten Mitarbeiter suchen oder die Aufgabe an einen externen Dienstleister wie eine Agentur delegieren.
c) nicht wichtig und nicht dringend: solche Aufgaben sollten Sie gar nicht erst bearbeiten

Verbessern Sie Ihr Selbstmanagement

Im ersten Moment mag es Ihnen vielleicht schwierig erscheinen, all Ihre Aufgaben nur vier verschiedenen Kategorien zuzuordnen. Vielleicht ist eine Aufgabe zwar nicht wichtig und auch nicht dringend. Aber sie möchten einem besonders sympathischen Kollegen, der Sie früher auch schon unterstützt hat, gern einen Gefallen tun.
In so einem Fall können Sie beispielsweise darüber nachdenken, ob Sie auch in Zukunft wieder einmal auf die Unterstützung des besagten Kollegen werden zurückgreifen müssen. Wenn ja, kann diese Aufgabe durchaus die Kategorie wichtig verdienen.
Auch müssen Sie sich vielleicht fragen, ob alle Aufgaben Ihres Chefs wirklich gleich wichtig sind. Das Prinzip kann Sie dazu anregen, ein Gespräch mit Ihrem Chef darüber zu führen, welche Aufgaben wirklich hohe Priorität haben und welche vielleicht zu einem späteren Zeitpunkt erledigt werden können.
Und last not least können Sie sich anhand der Entscheidungskriterien auch einmal kritisch selbst fragen: verwechsle ich gelegentlich dringende mit wichtigen Aufgaben? Und habe ich wirklich den Mut, unwichtige und nicht dringende Aufgaben einfach nicht zu bearbeiten?
Schon nach kurzer Zeit werden Sie wahrscheinlich merken, dass Sie an Ihre Aufgaben deutlich strukturierter herangehen als früher und unter weniger Stress stehen.

Outlook meets Eisenhower – das Prinzip in der Praxis

Nutzen Sie schon die Aufgabenverwaltung mit Outlook? Wenn nicht, verpassen Sie eine hervorragende Möglichkeit, Ihre Aufgaben übersichtlich aufzubereiten und zu priorisieren.
Mit der Aufgaben-Funktion können Sie sehr einfach neue Aufgaben erstellen und verschiedene Informationen wie Inhalte, Beginn, Ende oder Status hinterlegen.
Auch können Sie per Drag & Drop beispielsweise aus einer Email oder einem Kalendereintrag direkt eine neue Aufgabe erstellen. Outlook übernimmt dann einfach automatisch den Betreff und den Text in die Aufgabe.
Und nun der Clou: Sie können mit nur einem Klick eine Aufgabe einer bestimmten farblichen Kategorie zuordnen. Außerdem können Sie der Farbe auch noch einen Text hinzugeben.
Was liegt da näher, als für die einzelnen Handlungsempfehlungen des Eisenhower Prinzips vier verschiedene Farben mit den entsprechenden Texten “dringend und wichtig”, “dringend aber nicht wichtig”, “nicht wichtig aber dringend” und “nicht wichtig und nicht dringend” zu vergeben? Nach einiger Zeit werden Sie die Aufgaben der letzten Kategorie wahrscheinlich sofort löschen, ohne eine Aufgabe anzulegen, so dass Sie sogar mit nur drei Kategorien auskommen. Diese können Sie zum Beispiel in den Ampelfarben Rot, Gelb und Grün markieren, um für zusätzliche Übersicht zu sorgen.
Falls Sie besonders viele Aufgaben zu erledigen haben, können Sie für jede Kategorie sogar einen Shortcut, also eine bestimmte Tastenkombination, hinterlegen, um die Zuordnung besonders schnell vorzunehmen.

Ein konkretes Beispiel

Sie erhalten früh morgens eine E-Mail Ihres wichtigsten Kunden, der Sie bittet, ihn wegen einer dringenden vertraglichen Angelegenheit möglichst bald anzurufen.
Das Eisenhower-Prinzip sagt Ihnen sofort, dass diese Aufgabe wichtig und dringend ist. Sie müssen Sie also selbst erledigen und das möglichst bald.
Im Outlook ziehen Sie diese Email nun per Drag and Drop auf das Aufgaben-Symbol.
Outlook erstellt automatisch eine neue Aufgabe, die Sie um weitere Informationen, wie zum Beispiel Kundeninformationen oder die Telefonnummer ergänzen können. Anschließend vergeben Sie die Kategorie “Rot” mit dem Text “dringend und wichtig”.
Wenn Sie mit allen Aufgaben so verfahren, haben Sie in Zukunft in Ihrer Aufgabenverwaltung mit Outlook einen perfekten Überblick über Ihre Prioritäten.