In diesem Artikel möchte ich die Vorteile beim Arbeiten mit dem Tool Microsoft OneNote festhalten. Bereits seit 2011 nutze ich privat als auch beruflich das kostenlose Tool für Notizen aus dem Hause Microsoft. Nach anfänglichen Schwierigkeiten hat es sich zu dem Tool überhaupt in meinem Arbeitsalltag entwickelt.
Wozu nutze ich OneNote?
- Da OneNote nahtlos in alle Office-Produkte von Microsoft integriert ist, nutze ich diese Funktion sehr gerne. Im Outlook speichere ich zum Beispiel wichtige E-Mails in OneNote. In diesem fall fungiert OneNote als eine Art Archiv für meine wichtigsten Mails.
- In Meetings habe ich stets meinen Laptop dabei um Notizen in OneNote festzuhalten. Einfach in Bulletpoints gehaltene Protokolle zum Meeting entstehen somit im eigenen Abschnitt für Protokolle in meinem OneNote Notizbuch.
- Die wohl aber wichtigste Funktion für mich im OneNote ist das Erstellen von ToDO-Listen. Diese lassen sich auf einfachste Weise erstellen. Einzelne Aufgaben lassen sich dabei ebenfalls abhaken oder priorisieren. Dazu nutzt OneNote die “Kategorie”-Funktion. Ganz einfach in das aktuelle Dokument zu integrieren mit der Tastenkombination STRG+1 (die Zahlen von 1- 9 sind möglich).
Die richtige Organisation der Notizen im OneNote
Onenote arbeitet mit Notizbüchern. Es können beliebig viele Notizbücher angelegt werden. In diesen Notizbüchern werden dann Abschnitte hinzugefügt. Die Abschnitten können nochmals unterteilt werden in Abschnittsgruppen. In diesen Abschnitten können dann die eigentlichen Notizen angelegt werden. Die Struktur sieht also wie folgt aus:
Notizbuch -> Abschnittsgruppe (optional) -> Abschnitt -> Notiz
Ich nutzte für meine Zwecke eine Notizbuch für private und eines für berufliche Zwecke. Als Abschnitte kommen bei mir für das berufliche Notizbuch ToDos, MailSpeicher, Protokoll und Notizen hinzu. Innerhalb des Abschnitts für die ToDos habe ich für jeden Monat eine Notiz erstellt in der ich die ToDos aus dem jeweiligen Monat schreibe. Nicht erledigte ToDos trage ich in die Notiz für den Folgemonat um. Das ist aber nicht der einzige Ort für meine ToDos. Es kann ja z.B. auch sein, dass ich einen ToDo aus einem Meeting mitnehme. Dieser ist dann in der Protokoll-Notiz zu finden.
Das Suchen nach Kategorien
Um nun alle offenen ToDos (aus dem ToDo-Abschnitt und aus den Protokollen) in einer Übersicht zu haben bietet OneNote eine weitere, von mir oft genutzte, Funktion. Das Suchen nach Kategorien. Dabei kann man sich eine Übersichtsseite erstellen lassen, mit allen gefunden Kategorien aus allen Notizen. Ich kann mir also eine Übersichtsseite erstellen lassen mit allen offenen Punkten, auch wenn diese auf verschiedene Seiten verteilt sind.
Sonstige Vorteile bei der Nutzung von OneNote
- Synchronisierung mit Hilfe von OneDrive auf iPhone, Android Handy Windows Phones.
- Synchronisierung auch auf alle gängigen Tablets
- Das Tool ist komplett kostenlos.
- Integration in Office
- Auch aus dem Web sind die Notizen erreichbar und editierbar.
Zu guter Letzt: Wo bekomme ich überhaupt das Tool? – Kostenlos auf der Seite onenote.com.